Систематизируем и оцифровываем техническую документацию строительных и производственных подрядчиков. Создаём рабочие архивы и обучаем команду поддерживать порядок самостоятельно.
От первичного аудита до обучения сотрудников. Каждый этап выстраивает устойчивую систему, которая работает без нашего постоянного участия.
Изучаем текущее состояние архива: где хранятся файлы, как они называются, какие форматы используются, что дублируется. Составляем карту проблемных зон и приоритеты работы.
Разрабатываем логичную иерархию папок под специфику вашей компании. Техническая документация, исполнительные чертежи, договоры, акты — каждый тип на своём месте.
Сканируем, распознаём текст, конвертируем в поисковые PDF-файлы. Бумажные чертежи и акты становятся доступными в цифровом архиве с возможностью быстрого поиска.
Настраиваем архив на платформах, которые уже есть у вас — облачные хранилища, корпоративные серверы или локальные решения. Никаких лишних подписок.
Создаём единые правила для названий файлов и папок. Понятные, предсказуемые, масштабируемые. Новый сотрудник разберётся без инструкций.
Проводим практические занятия для команды. Объясняем логику системы, отрабатываем сценарии работы. Сотрудники начинают поддерживать порядок самостоятельно — это главная цель.
Обсуждаем текущую ситуацию с документами, объём архива, специфику деятельности компании. Без обязательств.
Выезжаем или работаем удалённо. Изучаем реальное состояние архива, формируем понятный план работ и сроки.
Структурируем, оцифровываем и загружаем документы. Параллельно согласовываем логику с ответственным сотрудником.
Проводим практические сессии. Каждый сотрудник понимает, как добавлять, искать и обновлять документы.
Передаём готовую систему с инструкциями. Остаёмся на связи в период адаптации.
Малые и средние подрядные организации работают в условиях постоянного документооборота. Исполнительная документация, технические задания, акты, сметы, чертежи — объём растёт с каждым проектом. При этом выделить отдельного архивариуса или внедрить дорогостоящую ERP-систему нецелесообразно.
Мы работаем именно с такими компаниями. Понимаем специфику строительной документации в Казахстане, требования к исполнительным схемам, логику проектных архивов.
Подробнее о насГражданское и промышленное строительство, отделочные работы, монтажные организации
Небольшие заводы, цеха, производственные участки с технической документацией
Электромонтажные, сантехнические, вентиляционные и другие специализированные подрядчики
Подрядчики по благоустройству, дорожным работам, инфраструктурным проектам
Многие компании уже пробовали навести порядок в документах. Через несколько месяцев всё возвращается к исходному состоянию. Причина не в лени сотрудников — причина в том, что система была создана без учёта реальных рабочих процессов.
Мы строим архив вместе с командой, не вместо неё. Каждое решение — от структуры папок до правил именования — объясняется и согласовывается. Сотрудники не просто получают готовую систему, они понимают её логику.
Полная систематизация архива под ключ. Подходит для компаний, которым нужно один раз навести порядок и получить работающую систему.
Периодическая поддержка архива. Актуально для активно работающих компаний, где документооборот постоянно пополняется новыми проектами.
Для компаний, у которых уже есть частичная структура, но сотрудники не умеют её поддерживать. Практические занятия по работе с документами.
Опишите, как сейчас организованы документы в вашей компании. Мы разберёмся в ситуации и предложим подходящий формат работы.
Написать нам